Тревел-менеджер года —
специальная номинация
BBT-Awards

Победитель

Полина Изюмова руководитель направления «Протокольная деятельность и брендинг» в «СИБУР Холдинг»

Полина Изюмова — руководитель направления «Протокольная деятельность и брендинг» в «СИБУР Холдинг», крупнейшей в России вертикально интегрированной газоперерабатывающей и нефтехимической компании. Продукция «СИБУРа» поставляется в 75 стран мира. Общая численность сотрудников Группы превышает 24 тысячи человек.

Впервые Полина столкнулась с вопросами по организации командировок, работая в Баскетбольной команде «Динамо Московская область», где занималась организацией перелетов трех команд, транспортировкой зарубежных судей в Россию и проведением летних спортивных сборов команд. Этот опыт помог Полине в «СИБУРе», где она работает уже почти семь лет и возглавляет направление «Протокольная деятельность и брендинг».

Три года назад в компании появилось направление по командированию, и началась глобальная работа по выстраиванию нового подхода в рамках всей группы. В команде Полины 13 человек (11 из них находятся в Нижнем Новгороде). В 2015 году команда стала лауреатом конкурса RED TIE (независимая Премия корпоративных организаторов мероприятий). С коллегой создала курс и провела обучение блока по теме «Клиентоориентированность», также провела обучение «Анализ проблем».

Прошла обучение по тренингам компании «СИБУР» «Управляй функцией», «Стандарт работы руководителя», в мастерской «Развиваем подчиненных», а также посетила семинар экономиста и трейдера Нассима Талеба.

Как и все производственные компании, «СИБУР» решает задачи по сокращению и оптимизации административно-хозяйственных расходов, повышению лояльности внутренних клиентов, созданию безопасных и комфортных условий для работы в командировках.

Внедрение автоматизированного сервиса по командированию на производственных площадках «СИБУР Холдинг» прошло в период с марта 2015 года по август 2016 года.

Были заключены глобальные договоры с перевозчиками и гостиницами. Адаптированы и внедрены единые правила по командированию для всех предприятий «СИБУРа» в России и за рубежом: уточнены предельно допустимые нормы расходов на перелет в город командирования и обратно; авиабилеты по всем направлениям, особенно по международным, рекомендовано оформлять на рейсы единого перевозчика и на едином бланке, что позволяет экономить до 40% стоимости авиабилета; уточнены правила бронирования авиабилетов по сквозным тарифам, для коллег, работающих в обособленных структурных подразделениях компании, расположенных удаленно; на направлениях с продолжительностью перелета менее полутора (1,5) часов, закреплено обслуживание только в экономическом классе, даже для руководителей направлений и директоров; запрещена покупка авиабилетов разных перевозчиков на одну и ту же дату командирования; с момента изменения перевозчиками правил применения тарифов все предприятия холдинга перешли на закупку авиабилетов по невозвратным тарифам; при командировании одним днем работники покупают тарифы без багажа; на направлениях, где курсируют скоростные поезда, разрешен проезд только железнодорожным транспортом; уточнены предельно допустимые нормы расходов на размещение в гостиницах России и за рубежом; внедрена дифференциация по классам обслуживания в зависимости от уровня должности работника по авиа-, железнодорожным билетам, гостиницам, автомобилям; на предприятиях внедрен процесс планирования служебных командировок и служебных поездок, т.к. услугу по оптимальной стоимости можно купить в интервале 8-11 дней до даты начала деловой поездки; процесс закупки услуг консолидирован у единого поставщика по безналичному расчету — денежные средства под отчет выдаются командированному работнику в исключительных случаях и только с согласования Протокола.

Онлайн-платформа расширена корпоративными тарифами «СИБУР»: ведущих российских перевозчиков: «Аэрофлот» (глобальный договор), UTair, S7, «Уральские авиалинии»; ведущих зарубежных перевозчиков: Emirates, Etihad, Qatar, Singapore Airlines; 72 предложениями по размещению в гостиницах России (29 городов); 50 предложениями по размещению в гостиницах за рубежом (25 городов в 12 странах мира).

Реализуется корпоративная программа по транспорту в городах командирования(Тобольск, Тюмень, Нижний Новгород, Кстово, Дзержинск, Пермь, Воронеж, Томск, Нижневартовск, Уфа). Высокая деловая активность и развитие программы коммуникации с корпоративными поставщиками позволяет компании работать по лимитам 2013 года, а также ежегодно пересматривать корпоративную программу в сторону увеличения скидок.

С марта 2015 года к единой модели сервиса по командированию было подключено 27 предприятий. Самостоятельно оформлять услуги по командировкам и служебным поездкам теперь могут 6 000 работников. Появилась возможность выезжать в деловые поездки делегациями/рабочими группами от разных юридических лиц, что позволяет получать дополнительную экономию от размещения групп в одном отеле, от заказа единого трансфера для участников делегации.

Свою готовность присоединиться к корпоративной программе «СИБУРа» уже подтвердили зарубежные и российские партнеры организации, участвующие в реализации инвестиционных проектов компании.

Такую масштабную работу можно провести только вместе и в открытом диалоге с нашими внутренними клиентами, поэтому подробная информация по командированию публикуется на корпоративном портале; ежеквартально проводятся обучающие сессии по технологии работы в онлайн-системе, на которых выступает наш провайдер; проводится повышение квалификации для коллег «административная поддержка бизнеса», «корпоративный университет», которые являются самим активными пользователями сервиса; у работников есть возможность оставить отзыв о качестве услуг; работник может получить консультацию по процессу в режиме онлайн и заявить новые отели для формирования корпоративной программы; осуществляются акции «Контрольная закупка», когда каждый пользователь может сравнить тарифы в онлайн-системе с тарифами на собственных сайтах; регулярно проводится анкетирование пользователей по теме «Качество услуг по оформлению деловых поездок».

В холдинге активно разрабатывается мотивационная программа по командированию: работники могут использовать скидки по корпоративной программе для оформления личных поездок — для себя и семьи; компания компенсирует проезд работника из города командирования к месту постоянной работы, если работник захотел остаться в городе командирования на выходные или праздничные дни; в счет экономии, полученной от реализации программы по командированию в 2015-2016 гг., появилась возможность увеличить нормы суточных по России и за рубеж; на направлениях, где стоимость проезда в экономическом классе совпадает со стоимостью проезда в бизнес-классе, разрешен проезд бизнес-классом (такие направления есть).

Коллеги, соблюдающие правила работы по командированию, в компании поощряются. Так, по итогам 2015 года сразу несколько рядовых сотрудников в качестве поощрения получили карты «Аэрофлот-Бонус» золотого уровня.

Ежегодно «СИБУР Холдинг» экономит на командировках более 40 млн. рублей; 94% бронирований, оформленных в онлайн-системе, соответствует тревел-политике; средняя стоимость услуги, оформленной через OBT, на 45% ниже средней стоимости услуги, купленной офлайн; количество возвратов по услугам сократилось на 17%; в 85% случаев работники бронируют корпоративные гостиницы.